Näytteilleasettajia voivat olla Savexpo-materiaaleissa mainitut ja / tai aiheeseen / teemaan liittyvien tuotteiden tai palvelujen valmistajat, tuottajat, myyjät, markkinoijat tai valtuutetut edustajat, tarjoajat sekä järjestöt, yhteisöt ja julkaisut.
Savexpo hyväksyy tuotteet tai palvelut sopimuksessa ja näytteilleasettajilla on oikeus näiden tuotteiden tai palvelujen vähittäismyyntiin osastollaan.
Messuosasto varataan sitovasti varauslomakkeella joko sähköisesti tai postitse. Näytteilleasettaja vahvistaa osallistumisensa maksamalla järjestäjän laskuttaman rekisteröintimaksun sekä 20% näyttelytilan hinnasta. Rekisteröintimaksulla vahvistetaan molempia osapuolia sitova paikkavaraus. Näytteilleasettaja ei saa ilman järjestäjän kirjallista lupaa vuokrata tai luovuttaa messuosastoa tai sopimusta, eikä sen osaa kolmannelle osapuolelle. Mikäli näin on todettu tapahtuneen, järjestäjällä on oikeus hylätä messuosaston varaus.
Järjestäjä osoittaa näytteilleasettajalle tilan lopullisen sijainnin huomioiden toimialaryhmityksen sekä näytteilleasettajan toivomukset. Järjestäjä varaa itselleen oikeuden tilakarttojen muutoksiin tapahtuman valmistelun ja rakentamisen aikana, kuitenkin siten, että näytteilleasettaja saa tästä tiedon mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.
Näytteilleasettajalla on oikeus peruuttaa osallistumisensa tai muuttaa tilan kokoa 14 päivän kuluessa tilausvahvistuksen päiväyksestä. Poikkeuksena alle 30 vrk messujen alkua tehtävät varaukset, jolloin varaus on heti sitova ja laskutetaan 7 vrk maksuehdolla. Peruutus on tehtävä kirjallisesti. Mikäli peruutus tai messuosaston pienennys tapahtuu myöhemmin, järjestäjällä on oikeus periä hinta alkuperäisen vahvistuksen mukaisesti. Mikäli messuosastoa suurennetaan, hinta määräytyy uuden osastokoon mukaisesti. Järjestäjällä on oikeus joko hyväksyä tai hylätä osastokoon suurentaminen näiden sopimusehtojen 3. pykälän mukaan.
Messuosaston käyttöoikeus palautuu järjestäjälle, mikäli laskua ei makseta sopimusehtojen määräajassa. Mikäli sopimus purkautuu sopimusehtojen mukaan tai näytteilleasettaja muutoin rikkoo sopimusta, järjestäjällä on oikeus periä messuosaston hinta kokonaisuudessaan. Rekisteröintimaksua ei palauteta.
Näytteilleasettaja vastaa mahdollisten omien rakenteiden pystyttämisestä, somistamisesta, purkamisesta, tavaroiden poiskuljetuksesta, siivouksesta ja jätehuollosta. Näytteilleasettaja vastaa kaikista mahdollisista näytteilleasettaja- tai muille tiloille, messualueelle tai -rakennuksille, henkilöille, esineille tai järjestäjälle aiheuttamistaan vahingoista, jotka hänen tai mahdollisen hänen alihankkijansa toiminta aiheuttaa koko messutapahtuman aikana, mukaan lukien rakentaminen ja purkaminen. Järjestäjällä on oikeus veloittaa näytteilleasettajan tilaamat palvelut etukäteen. Näytteilleasettajatilaan tehtävät erikoisratkaisut, kuten esimerkiksi tilan käyttö vertikaalisesti yli 3 metrin korkeudelta, edellyttävät aina järjestäjän hyväksyntää etukäteen.
Järjestäjällä on hyväksytettävä etukäteen kaikki messuosastolla esiintyvät maininnat nimistä, jotka eivät ole näytteilleasettajan, hänen päämiehensä tai edustajansa. Jos nimet mainitaan, niistä peritään rekisteröintimaksu, ellei toisin ole kirjallisesti sopimuksessa sovittu. Sama sääntö koskee omia tuote-esittelyitä, tuotteiden mainontaa ja niiden jakelua messuosaston ulkopuolella. Messuosaston ulkopuoliset tilat on varattu yksinomaan tapahtuman virallisille yhteistyökumppaneille. Messuosastoa ei saa purkaa ennen tapahtuman päättymistä ja purkuajan alkamista.
Järjestäjä vastaa yleisvalaistuksesta. Näytteilleasettaja tilaa järjestäjältä tilassaan tarvitsemansa sähkövirran ja mahdolliset asennustyöt. Järjestäjä valtuuttaa sähköurakoitsijan tekemään nämä työt. Järjestäjä ei vastaa mahdollisista sähkökatkoksen aiheuttamasta vahingosta. Näytteilleasettaja vastaa haltijana messuosastolle tuomistaan sähkölaitteista. Messuosaston sisällä suoritettavista asennuksista vastaa näytteilleasettaja.
Paloturvallisuuden osalta on noudatettava yleisiä lakeja ja asetuksia, messutilojen säännöksiä sekä paloviranomaisten ja järjestäjien erikseen antamia määräyksiä. Näytteilleasettajan on noudatettava kaikkia työturvallisuuslain ja -asetusten vaatimuksia, samoin kaikkea turvallisuutta mahdollisesti vaarantavien laitteiden esittelyyn näytteilleasettajan on hankittava tarpeelliset luvat etukäteen viranomaisilta.
Järjestäjä vastaa messualueen yleisvartioinnista. Järjestäjä ei kuitenkaan vastaa näytteilleasettajalle näyttelyesineiden, rakenteiden, tms. vioittumisesta, vahingoittumisesta tai katoamisesta. Näytteilleasettaja vastaa itse omista vastuu- ja tavaravakuutuksistaan, samoin palveluksessaan olevan henkilökunnan vahinkovakuuttamisesta, myös kolmansille osapuolille mahdollisesti aiheutuneista vahingoista. Messualueella sen aukioloaikojen ulkopuolella saavat oleskella vain henkilöt, joilla on järjestäjän antama siihen oikeuttava lupa näkyvästi esillä.
Näytteilleasettaja on vastuussa kaikesta materiaalista, joka näytetään tai jota käytetään messuosastolla tai mahdollisesti erillisen sopimuksen mukaan messuosaston ulkopuolella messualueella. Tähän kuuluvat erilaiset luvat, tarkastukset, tekijänoikeudet tms. eivätkä nämä havaintoesitykset saa häiritä muiden näytteilleasettajien toimintaa.
Järjestäjä pidättää itselleen oikeuden tapahtuman peruuttamiseen tai siirtämiseen (ajankohta tai paikka) ylivoimaisen esteen sattuessa. Järjestäjän vastuu rajoittuu näissä tapauksissa messuosastomaksun palauttamiseen, mikäli uutta sopimusta näytteilleasettajan kanssa ei synny.
Kaikenlaisen tiedon tai materiaalin jakaminen, esittelyt, tarjoukset, palvelut tai muu toiminta messuosastojen ulkopuolella messualueella tai sen välittömässä läheisyydessä on kielletty, mikäli tästä ei ole tehty erillistä sopimusta. Tästä voidaan sopia esimerkiksi virallisen yhteistyökumppanuuden yhteydessä tai erillisellä sopimuksella.
Osapuolten väliset ristiriidat käsitellään Helsingin käräjäoikeudessa ja tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.